KSeF już od przyszłego roku będzie obowiązkowy. Czym jest, jakie są jego zalety i kogo dotyczy ? Już dziś można przygotować się na zbliżające się zmiany 

Oprócz obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych podatnicy VAT mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą systemu czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF w określonym formacie XML wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę  (zgodnie z art.2 pkt 32a ustawy o VAT) nazwany jest numerem KSeF. 

Obecnie przedsiębiorcy dobrowolnie mogą korzystać z systemu KSeF i wystawiać e-faktury,  jednak od 1 lipca 2024 roku rejestracja faktur w KSeF będzie obowiązkowa (dla podmiotów zwolnionych z VAT podmiotowo i przedmiotowo obowiązek jest przesunięty do 01.01.2025). 

Podsumowując od 1 lipca 2024 roku obowiązkowo należy wystawiać faktury za pomocą KSeF a także otrzymywać je drogą elektroniczną. 

Platforma KSeF zwiększa szybkość wymiany danych między kontrahentami, gdyż wystawiona e- faktura natychmiast jest widoczna w systemie przez odbiorcę. Do zalet wprowadzenie KSeF należy szybszy zwrot VAT, który skrócono z 60 na 40 dni. Przedsiębiorcy będą również zwolnieni z obowiązku archiwizacji faktur, ponieważ będzie za to odpowiedzialny KSeF aż do 10 lat. Uproszczono także proces rozliczania faktur korygujących, także nie będzie już wymagane zebranie dokumentacji, która potwierdzałaby uzgodnienie warunków korekty z nabywcą.

Wprowadzenie KSeF ma na celu usprawnienie i uproszczenie procesów finansowo-księgowych, a także zapobieganie

nieprawidłowościom i oszustwom podatkowym. Dlatego też przedsiębiorcy muszą dostosować swoje komercyjne systemy informatyczne do wymogów KSeF, a personel musi być odpowiednio przeszkolony, aby móc korzystać z systemu.

Obecny sposób wystawiania e-faktur w KSeF 

Wystawianie faktur jest możliwe na dwa sposoby: z wykorzystaniem programów komercyjnych oraz poprzez wykorzystanie darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, czyli aplikację e-Mikrofirma i Aplikację Podatnika KSeF. Przygotowywana jest także aplikacja mobilna KSeF, dzięki której możliwe byłoby wystawianie faktur na tablecie, czy telefonie, jednak nie jest pewne kiedy będzie wdrożona finalnie. 

Format e-faktur wystawianych w KSeF 

Dane e-faktury są danymi ustrukturyzowanymi i jest ona w formacie XML. Faktura wystawiona poprzez Krajowy System e-Faktur ma nadany unikalny numer identyfikujący, który nazywany jest numerem KSeF.

A co jeśli e-faktura jest odrzucona przez KSef lub nastąpi awaria systemu? 

Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej podkreśla, że gdy faktura została odrzucona przez KSeF należy przyjąć, że faktura nie została wystawiona. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący w systemie i w konsekwencji nie będzie mógł być on uznany za fakturę ustrukturyzowaną, aż do czasu ponownego przesłania do KSeF. 

Wystawianie faktur korygujących w KSeF

W ramach KSeF można wystawiać faktury korygujące. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej. Co jest ważne faktura pierwotna wystawiona poza KSeF nie może zostać skorygowana w ramach KSeF.

Za pomocą KSeF nie można do faktur ustrukturyzowanych wystawiać:

• not korygujących w postaci ustrukturyzowanej,
• faktur VAT RR,
• duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktur)
• faktur proforma,
• faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej oraz
• faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach publicznych (PEF).

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

Brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA

Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu faktury. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF i nie ma uzasadnienia ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. 

Przyspieszony zwrot podatku VAT do 40 dni  w określonych warunkach 

Podatnicy wystawiający fakturę z wykorzystaniem systemu KSeF mogą wystąpić o zwrot w terminie 40 dni po spełnieniu warunków określonych w art. 87 ust. 5b.

Zgodnie z tym przepisem urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu na rachunek bankowy lub rachunek w SKOK w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, gdy łącznie są spełnione poniższe warunki:

• podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
• kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w art. 87 ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie przekracza 3.000 zł,
• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot:

a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT,

c) posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-  kredytowej, zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1.

I choć do wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur jest jeszcze dużo czasu, zachęcamy, aby nie odkładać wdrożenia systemu na ostatnią chwilę.